Een photobooth op een bedrijfsfeest is weinig werk, maar het werk zit op momenten waarop je er niet aan denkt. Deze checklist loopt van vier weken vooraf tot de dag erna. Onderaan staat het punt waar de meeste organisatoren overheen kijken.
Vier weken vooraf
- Datum vastleggen. Bij de meeste verhuurders is er per booth één feest per dag. December is de drukste maand van het jaar; een kerstborrel regel je in oktober, niet in de eerste week van december.
- Locatie checken. Je hebt ongeveer 2 x 2 m vloerruimte nodig en een geaard stopcontact, binnen of onder een dak. Vraag de locatie ook meteen of er een laad- en losplek is.
- Factuurgegevens verzamelen. Bedrijfsnaam, factuuradres, eventueel een inkoopordernummer. Dat scheelt later een mail heen en weer.
- Wie is de huurder? Het bedrijf of jij persoonlijk. Dat bepaalt op wie de factuur komt en tegenover wie de voorwaarden gelden.
Twee weken vooraf
- Ontwerp van de onderrand definitief maken. Logo, jaartal, hooguit één regel tekst. Een strip is vijf bij vijftien centimeter; wat op een poster past, past hier niet.
- Aanleveren in het juiste formaat. Vraag het formaat op en geef het door aan degene die de huisstijl beheert. Bij ons is dat 600 x 1800 px (5 x 15 cm), bijvoorbeeld gemaakt in Canva.
- Vervoer regelen als je zelf ophaalt. Een auto met een neerklapbare achterbank, en iemand die kan rijden op de dag zelf. Een deelauto voor een paar uur werkt prima.
Een week vooraf
- Plek in de zaal kiezen. Niet naast de geluidsinstallatie en niet in de looproute naar de wc. Een rustige hoek waar mensen wel langslopen levert meer strips op dan de plek naast de dj.
- Stroom nalopen. Eén geaard stopcontact is genoeg, maar deel het liever niet met de installatie. Regel een verlengsnoer als het dichtstbijzijnde contact ver weg zit.
- Aanmelden bij de receptie als het een kantoorpand is, en vragen of je aan de achterkant kunt laden.
- Bordje maken waarop staat dat er gefotografeerd wordt. Zie hieronder.
De dag zelf
- Ophalen in de ochtend of vroege middag, niet een uur voor aanvang.
- Opbouwen kost vijf minuten als de hoek leeg is. Ruim hem dus eerst leeg.
- Test één keer: foto maken, strip laten uitkomen, kijken of het ontwerp goed staat.
- Zet het bordje neer en hang de QR-code voor het online album zichtbaar op.
Erna
- Binnen de afgesproken periode terugbrengen, in dezelfde staat.
- De link naar het album rondsturen, of juist bewust niet; zie hieronder.
- Een review achterlaten als het goed ging. Kleine verhuurders leven daarvan.
Het punt waar bijna iedereen overheen kijkt
Foto’s van je collega’s zijn persoonsgegevens. Op een bedrijfsfeest is de werkgever de verwerkingsverantwoordelijke, niet de verhuurder van de booth. Dat betekent in de praktijk drie dingen.
Ten eerste: vertel dat er gefotografeerd wordt. Een regel in de uitnodiging en een bordje bij de booth is genoeg. Niemand hoort verrast te zijn dat er foto’s van hem bestaan.
Ten tweede: meedoen is vrijwillig. Een booth waar je langs kunt lopen is prima. Een booth waar de directeur iedereen voor roept is dat niet, want in een werkrelatie is toestemming al snel niet vrij gegeven.
Ten derde: een strip meegeven is iets anders dan de foto’s op intranet of in een nieuwsbrief zetten. Dat tweede is een nieuwe verwerking en een eigen afweging. Wil je het doen, vraag dan vooraf of mensen dat goed vinden, en respecteer een nee.
Bij ons blijft het online album een maand online en verdwijnt het daarna. Wil je het eerder weg hebben, zeg het en het gebeurt. Hoe wij met gegevens omgaan staat in de privacyverklaring.
Alles over wat een booth op een bedrijfsfeest kost en wat erbij zit, staat op de pagina over photobooth huren voor een bedrijfsfeest.